Az engedélyezési tervek előkészítésének fázisában rendkívül fontos a megfelelő koncepciók felállítása a társtervezőkkel együttműködve annak érdekében, hogy jól használható és a lehetőséghez mérten költséghatékony épületet lehessen létrehozni.

Amikor a megfelelő koncepció minden szempontból rendelkezésre áll, a következő lépés az építési engedélyezési tervek elkészítése. Minden olyan esetben, amikor a katasztrófavédelem szakhatóságként működik közre az engedélyezési eljárásban, tűzvédelmi műszaki rész készítésére is szükség van. A manapság tervezett épületek bonyolultsága miatt egyre nagyobb igény van hatósági részről a tűzvédelmi rajzokra az érthetőség, és átláthatóság érdekében, ugyanis sok esetben a hatósági ügyintézők nem építész végzettséggel rendelkeznek, így számukra nagy segítség lehet egy magyarázó, szemléletes tűzvédelmi rajz a tervezett épületről.

A hatóság munkáját és egyben az eljárás gördülékenységét segítik elő a hatósági egyeztetések. Ilyenkor lehetőség nyílik a problémás paraméterek bemutatására, átbeszélésére, így a későbbiekben már nem érheti meglepetés sem a hatóságot, sem a beruházót. A hatósági egyeztetésekre nem csupán az engedélyezési eljárások esetén van szükség, rendkívül fontos a nem engedélyköteles átalakítások bemutatása, egyeztetése. Amennyiben ez a kivitelezés előtt megtörténik, a beruházó teljes mértékben védve van attól, hogy olyan kialakítást valósítson meg, ami nem felel meg a jogszabályi előírásoknak és így egy adott ellenőrzés során a hatóság bírságot szabjon ki, legrosszabb esetben betiltsa a tevékenységet.

A jelenleg hatályos tűzvédelmi jogszabály szemlélete lehetőséget nyújt a tervezői szabadságnak, első sorban a követelményeket határozza meg, a követelményeknek történő megfelelés pedig szabványokban, műszaki irányelvekben találhatóak. Ebből a szemléletből, valamint az épületek egyediségéből kifolyólag előfordulhatnak olyan esetek, amikor a jogszabály által előírt követelmények nem valósíthatóak meg, valamint a felkínált műszaki megoldások sem igazodnak teljes mértékben a tervezett épülethez. Ebben az esetben lehetőség van eltérési engedélykérelem benyújtására a jogszabálytól történő eltérő kialakítás lehetősége érdekében. Ilyenkor minden
esetben szükséges műszaki ellensúlyozást felajánlani, hogy az épület biztonsági szintje negatív irányba ne módosuljon.

Kiviteli tervdokumentáció készítése szintén előírás azokban az esetekben amikor az engedélyezési eljárásban a katasztrófavédelem szakhatóságnak minősült. A dokumentációt már nem ellenőrzi a hatóság, emiatt sok esetben elmarad az elkészítésére történő felkérés, ami több okból is problémát jelenthet. Sok esetben előfordul, hogy némiképp eltérnek az engedélyezésre beadott tervektől, és nem is merül fel a szakági tervezőkben a kérdés, hogy akár egy válaszfal áthelyezésének, vagy beépítésének milyen tűzvédelmi vonatkozásai lehetnek. Tehát egyrészt szükséges megvizsgálni az eszközölt módosításokat, másrészt lényeges részletekre tér ki, pontosodnak a beépítésre szánt anyagok, a tűzvédelmi szempontból jelentős csomópontok, így a kiviteli terv már a kivitelező számára
nyújt segítséget. A kiviteli terv készítésével a későbbi átadás sikeressége nagy mértékben növekszik, ugyanis a tervezés során fény derül a kritikus pontokra és azok megoldására.

A jelenlegi előírások nagymértékű adminisztrációs terhet rónak a kivitelezőkre a használatbavételi engedély megszerzéséhez. Ebben az adminisztrációs halmazban sok esetben nehezen találja fel magát az, aki nem foglalkozik napi szinten az ehhez szükséges anyagok összegyűjtésével, illetve nincs benne gyakorlata. Az anyagok összegyűjtéséhez szükséges az épület tűzvédelmi előírásainak ismerete, valamint az épületszerkezetek megfelelőségének igazolására vonatkozó jogszabályok, előírások ismerete. Egy példát felhozva, a mai napig sok helyen látható, hogy a kivitelezők
megfelelőségi nyilatkozatot mellékelnek egy-egy épületszerkezethez, építési termékhez holott már évek óta teljesítmény nyilatkozattal igazolható egy termék megfelelősége.

Az átadásban segítséget jelenthet az építkezés közben történő helyszíni bejárás tűzvédelmi tervező szemével, ugyanis így az építés közben feltárható hibák könnyebben orvosolhatóak, az esetleges javítások, módosítások lényegesen kisebb költségűek, mintha egy elkészült szerkezet nem megfelelőségére derül fény.